1874

آیین نامه وجین منابع

مقدمه: 

ارزیابی و بررسی وضعیت منابع موجود، و به تبع آن حذف منابعی که به دلایلی باید از مجموعه کتابخانه خارج شوند یکی از وجوه اساسی مدیریت مجموعه است. کتابخانه برای حفظ پویایی مجموعه خود از یک سو نیازمند افزودن منابع روزآمد و موردنیاز بوده و از سوی دیگر باید منابعی که در روند پرشتاب تولید علم به هر دلیلی جایگاه خود را در تامین نیاز اطلاعاتی استفاده کنندگان از دست داده اند، از مجموعه خارج نماید. افزودن منابع بدون پیرایش مجموعه موجود حتی در صورت وجود فضای کافی، در دراز مدت از کارایی مجموعه می کاهد. هم چنین وجین یکی از عناصر مهم مجموعه سازی و جریان معکوس گزینشمنابع با همان ظرافت ها و حساسیت ها می باشد. به هر حال با توجه به اهمیت موضوع، آیین نامه ذیل با بهره گیری از معیارهای علمی رایج به عنوان یک راهنما جهت وجین منابع در مرکز اطلاع رسانی و کتابخانه مرکزی دانشگاه علوم پزشکی سبزوار تدوین شده است.

ماده 1: تعریف وجین:

وجین فرآیندی است که از طریق آن کتاب های زائد و یا بی استفاده از مجموعه خارج می گردد به عبارتی روند خارج نمودن منظم منابع از مجموعه اصلی کتابخانه به صورت دائم یا موقت را وجین گویند. منابع به علت قدیمی بودن، کهنه بودن و یا کم استفاده بودن می توانند از مجموعه خارج شوند. منابع قدیمی و کهنه به وسیله منابع جدید و نو باید جایگزین شود و منابع ک ماستفاده به مجموعه نیمه راکد منتقل گردد. به گونه ای که در صورت نیاز بتوان به آن ها دسترسی داشته و یا به مجموعه برگردانیده شود.

ماده2: اهداف وجین منابع کتابخانه: 

از آنجا که مجموعه کتابخانه یک ارگانیسم در حال رشد محسوب می گردد لذا وجین ابزاری است برای وصول به اهداف ذیل: 

1-2: ایجاد فضای مناسب برای منابع اطلاعاتی و رشد مجموعه

2-2: پویایی مجموعه منابع مرتبط با اهداف و وظایف کتابخانه

3-2: افزایش استفاده از منابع اطلاعاتی از طریق وجین منابعی که دیگر استفاده نمی شود

4-2: جلوگیری از انباشته شدن کتاب های زائد و بی استفاده

5-2: تسهیل و تسریع در دسترسی به منابع اطلاعاتی مورد نیاز موجود در مجموعه

ماده 3: اهمیت وجین:

اگر مدام بر مجموعه کتاب ها و کلیه متون اضافه شود و هیچ چیز از آن کم نشود - باستثناء آنچه ناپدید و یا ربوده شده است - زمانی می رسد که دیگر جایی برای منابع جدید وجود نخواهد داشت. اما مهم تر از آن زمانی فرا خواهد رسید که دسترسی به مواد مجموعه چنان برای استفاده کنندگان دشوار می شود که نمی توانند آنچه را می خواهند بیابند و احتمال دارد روی هم رفته دست از بهره جویی از مجموعه بردارند.

ماده 4: مسئولیت وجین منابع: 

مسئولیت اصلی وجین منابع با کمیته وجین مرکز اطلاع رسانی و کتابخانه مرکزی است و مسئولیت اجرایی بر عهده بخش امانت و سفارشات و بهره گیری از گروه های کارشناسی ذیل می باشد:

1-4: گروه کارشناسی وجین منابع چاپی: متشکل از کارشناسان موضوعی بخش سفارشات، بخش امانت ، کارشناس بخش مرجع و کارشناس نشریات

2-4: گروه کارشناسی وجین منابع غیرچاپی (دیداری ، شنیداری ، الکترونیکی و دیجیتالی): متشکل از کارشناس موضوعی سفارشات و کارشناس واحد دیداری و شنیداری

تبصره: بدیهی است کلیه اعمال نهایی وجین در مرکز اطلاع رسانی و کتابخانه مرکزی توسط بخش سفارشات و در کتابخانه های دانشکده ای توسط کارشناس کتابدار مربوطه انجام می گیرد.

ماده 5: معیارها و ضوابط وجین منابع: 

1-5:  وضع ظاهری 

منابع فرسوده با وضع ظاهری نا مناسب (نقصان ، آسیب دیدگی فیزیکی ، پارگی و...) را می توان از مجموعه خارج کرد و در صورتی که از منابع پر مراجعه کننده و مورد در خواست کتابخانه با شد، می بایست با نسخه های جدید جایگزین و یا در صورت امکان صحافی گردد.

2-5:  نسخه تکراری 

این مورد مربوط به کتاب هایی است که بنا به شرایط و موقعیت زمانی از عناوین پر مراجعه بوده اند و بنابراین از آنها نسخه های تکراری تهیه و در مجموعه قرار داده شده است اما در شرایط فعلی اهمیت موضوعی خود را از دست داده و یا اینکه به شکل دیگری مانند الکترونیکی منتشر شده باشند، درنتیجه یک یا دو نسخه از آن نیز در مجموعه کفایت می کند؛ لذا نسخه های تکراری باید از مجموعه وجین شوند.

تبصره : کتاب هایی که ضرورتی جهت حفظ تعداد نسخ تکراری آنها در مجموعه وجود ندارد نیز شامل این ماده می گردد.

3-5: ویرایش های کهنه تر و منسوخ

این معیار بیشتر در خصوص کتاب های علمی صدق می کند که ویرایش قدیمی با ورود ویرایش جدید تر منسوخ می گردد، بنابراین لازم است که ویرایش قدیمی از مجموعه وجین شده و در صورت نیاز، یک نسخه از ویرایش قبلی منبع، در کتابخانه نگهداری شود.

4-5: محتوای قدیمی و کم ارزش 

منابع علمی که به مرور زمان اعتبار محتوایی خود را از دست داده و کم ارزش شده اند، در صورتی که مورد استفاده قرار نمی گیرند، می توان وجین نمود.

تبصره : در بعضی از رشته های فنی و تخصصی نظر کارشناسان موضوعی در مورد کتاب وجین بسیار ضروریست.

5-5: میزان استفاده 

با بررسی تعداد دفعات استفاده و یا به امانت رفتن یک کتاب می توان دریافت که چه کتاب هایی بسیار کم استفاده و یا بی استفاده بوده و واجد شرایط وجین می باشند. در بخش گردش و امانت می توان از طریق خروجی های آماری به میزان استفاده منابع پی برد و کتاب هایی را که در طول چند سال به امانت نرفته اند از مجموعه وجین کرد (برای منابع فارسی 5 سال ومنابع لاتین 10سال گذشته).

در تالارهای مرجع که کتاب ها به امانت نمی روند می توان با کارشناسی کتابدار مرجع کتاب های کم استفاده را شناسایی کرد. 

تبصره: در کلیه حالات ماده 5-5 وجود حداقل دو نسخه از هر عنوان کتاب در مخزن مادر ضروریست.

6-5: مورد دار بودن (عدم تناسب و ناهمانگی با مجموعه) 

مورد دار بودن شامل منابعی هستند که برحسب ممیزی دانشگاه جهت عرضه به عموم مراجعان، نامناسب تشخیص داده شده اند و یا با برنامه های آموزشی و پژوهشی و اهداف سازمان مادر، هماهنگ نیستند. این منابع، پس از تکمیل و تایید فرم ارزیابی منابع نسبت به نحوه محدود سازی یا وجین آن تصمیم گیری می شود.

ماده6:  منابع مستثنی از وجین 

1-6:  منابع مبنا: این نوع منابع، هسته اصلی و اولیه تشکیل دهنده هر کتابخانه بوده و شامل کتب پایه دینی، ادبی، تاریخی، جغرافیایی و منابع اصلی هر موضوع و رشته تخصصی می باشند.

2-6: کتاب های خطی و چاپ سنگی و کتاب های نفیس.

ماده 7: ابزارهای وجین:

نظرات و تجربیات کتابداران با سابقه، گروه های کارشناسی وجین منابع، مراجعه کنندگان و منابع نقد و بررسی، مهم ترین ابزار وجین منابع می باشند؛ ولی به نظر می رسد کتابداران بهترین افراد جهت انجام وجین باشند زیرا اولا بیشتر از سایرین با مجموعه خود آشنا هستند، ثانیا بهتر از دیگران از نیازهای مراجعه کنندگان خود آگاه می باشند. در نهایت اصلاح و حذف رکوردهای کتاب های وجین از پایگاه (فهرست کتابخانه) به عهده کارشناسان بخش فهرستنویسی می باشد.

ماده 8:  روش کار: 

مجموعه به ترتیب رده های موضوعی قرنطینه شده و کتاب ها مورد بررسی و وجین قرار می گیرند. روش اجرایی کار نیز به شرح ذیل می باشد:

1-8:  تهیۀ لیست های وجین منابع و ارجاع به بخش سفارشات

2-8:  برسی سیاهه واصله منابع وجینی در گروه های کارشناسی وجین منابع

3-8: طرح نظرات گروه های کارشناسی وجین منابع، جهت اتخاذ تصمیم نهایی

4-8: اجرای تصمیمات متخذه توسط بخش سفارشات مرکز اطلاع رسانی و کتابخانه مرکزی و کارشناس کتابداری دانشکده ها و تنظیم صورت جلسه تحویل منابع.

ماده 9: دوره وجین: 

وجین منابع از مجموعه کتابخانه هر سال یکبار و در تابستان انجام خواهد شد.

ماده 10: پس از وجین: 

  پس از آنکه کتاب ها وجین شدند و اطلاعاتشان در فرم مربوطه درج گردید، از مجموعه کتابخانه خارج شده و در دفتر ثبت هرکتابخانه در ستون ملاحظات توضیح لازم ارایه می شود؛ همچنین در سیستم نرم افزار کتابخانه کتب وجین شده مشخص می شود.

ماده 11: امکان تغییر آیین نامه:

هرگونه تغییر در مفاد این آیین نامه به پیشنهاد کمیته وجین مرکز اطلاع رسانی و کتابخانه مرکزی دانشگاهعلوم پزشکی سبزوار و تصویب معاونت پژوهشی دانشگاه امکان پذیر بوده و مراتب به کتابخانه های تابعه اعلام خواهد شد.

این آیین نامه با یک مقدمه، 11 ماده و دو تبصره در جلسه شماره 438 مورخ 1397/05/24 شورای پژوهشی دانشگاه بررسی و به تصویب رسید.